Поиск общей ниши, учитывающей соблюдение сроков, балансирование повестки дня между встречами и стратегическими содержательными задачами, интеграция чрезвычайных ситуаций… Как управлять этими встречами, чтобы оптимизировать нашу эффективность, не затрачивая на них часы? О том как выбрать удобный ежедневник подробнее здесь http://mybiysk.ru/life/kak-vybrat-udobnyj-ezhednevnik-448188.
- Создайте простые и эффективные правила
Задача здесь состоит в том, чтобы сэкономить время как при планировании встреч, так и с точки зрения личной эффективности для выполнения наших приоритетных задач. Поэтому мы заинтересованы в том, чтобы проявлять инициативу и предлагать дату и время, которые нам подходят. А значит, иметь четкие представления о том, что для нас наиболее эффективно.
Тайм-менеджмент: искусство грамотно организовывать встречи
5 правил управления встречами для нашей основной деятельности:
Правило № 1: даже если день свободен, назначайте встречи в следующем порядке: 14:00, 15:00, 11:30. Потому что утром мы эффективнее работаем в одиночку над нашими фоновыми задачами.
Правило № 2: договаривайтесь о дате, но придерживайтесь графика. В противном случае мы рискуем пожалеть, когда придет время, что пожертвовали своими лучшими нейронами.
Правило № 3: Ограничьте продолжительность встреч. Более одного часа 80% потребляемого времени имеют небольшую или не имеют никакой дополнительной ценности. Между двумя встречами лучше оставить некоторый перерыв, чтобы при необходимости продлить особенно продуктивный обмен мнениями.
Правило № 4: есть исключения из правил № 1 и 3. Рабочие встречи в небольших группах (максимум от двух до пяти человек) на темы для размышлений или переговоров с высокими ставками будут отдаваться приоритетом первым делом с утра. Они могут длиться два часа, чтобы успеть добиться готового результата.
Правило № 5: назначайте встречи с заведомо болтливыми людьми незадолго до обеда (чтобы продлить обмен мнениями) или непосредственно перед важной встречей (в этом случае сообщите нам с самого начала, что нам придется уйти за 5 минут до этого времени).
3 правила «экономно» распоряжаться встречами в кулуарах нашей деятельности
Просьб от коллег, клиентов или поставщиков, которые не приносят никакой пользы для нашей миссии, очень много. Хотя отказаться от них не всегда легко или дипломатично, мы можем, по крайней мере, ограничить их влияние на нашу эффективность.
Правило № 6: назначайте действительно очень короткие встречи: 30, даже 15 минут. Это заставит нашего собеседника хорошо подготовиться к встрече и перейти к главному.
Правило № 7: предлагайте обед, а не прерывайте продуктивный час нашей повестки дня.
Правило № 8: сразу же, вежливо, но твердо отказывайтесь от встреч, которые слишком далеки от наших приоритетов. Это пригодится тому, кто, зная, чего ожидать, найдет другое решение.
- Оставайтесь гибкими, чтобы приспособиться к основным непредвиденным обстоятельствам
Повестка дня — это живой организм. Он предназначен для того, чтобы двигаться в ритме наших приоритетов и управлять реальными чрезвычайными ситуациями. Было бы позором замедлять начало стратегического проекта только для того, чтобы соблюсти менее приоритетное обязательство. И если это касается наших ценностей, давайте вспомним, что наше первое договорное обязательство — добиться успеха в нашей миссии.
Откладывание встречи: разрешение, предосторожность и совет!
Итак, давайте позволим себе перенести наши встречи. В большинстве случаев наши собеседники будут очень понимающими. Может быть, даже так, как им удобно, пунктуально!
Однако будьте осторожны, чтобы не откладывать встречу с одним и тем же человеком постоянно. Если да, то давайте зададим себе вопрос: заслуживает ли назначение сохранения? Иногда лучше дать понять человеку, что наши приоритеты изменились и что ему больше не следует полагаться на нас. Опять же, это делает ему одолжение. Еще одна мера предосторожности: встречи руководства. Трижды откладывать встречу с сотрудником — это все равно, что говорить ему «вы не в приоритете». Однако собеседование с работником является сильным управленческим актом. Это один из приоритетов функции менеджера.
Лучший способ совместить гибкость и дипломатичность — это систематически оставлять слоты доступности каждый день или несколько раз в неделю (отмеченные в повестке дня как «ничего не брать»), чтобы учесть приоритеты в последнюю минуту. Или для отчетов, точно.
Предлагайте альтернативы назначению
Это еще один способ уважать наши обязательства и наши сроки, освобождая себя от первоначально установленных ограничений встречи.
Резко сократите встречу: сократите вдвое ее продолжительность с менее амбициозной целью или разделите ее на две части: одну краткосрочную и одну долгосрочную.
